Digitalizacja – nowa rzeczywistość współczesnych firm

W warunkach nieustannych zmian technologicznych pojawia się wiele nowych pojęć. Są próbą opisania zmieniającej się rzeczywistości biznesowej, a także sposobów funkcjonowania organizacji i wykonywania pracy w takich aspektach jak np. wymiana dokumentów, informacji i know-how. Jednym z takich pojęć jest „digitalizacja”.

Digitalizacja – czym jest?
Jak podaje Słownik Języka Polskiego PWN:

“digitalizacja (lub dygitalizacja) to „nadawanie postaci cyfrowej danym pisanym i drukowanym, zawartym na nośnikach magnetycznych lub innych”.

W praktyce rzeczywistości firmowej digitalizacja jest sposobem tworzenia bardziej cyfrowego środowiska pracy. Przykładowo informacje dostarczane początkowo w formie analogowej, takie jak np. umowa czy faktura w formie papierowej po zeskanowaniu zyskują nowe życie w pamięci komputera czy cyfrowej bibliotece. Podobnie szkolenie, które kiedyś musiało się odbywać w formie stacjonarnej obecnie może zostać zarejestrowane w formie audio czy wideo i udostępnione w formie elektronicznej.

Przykłady zastosowania w biznesie
Obszarów wykorzystania digitalizacji w praktyce może być wiele. Najbardziej oczywistym przykładem jest wspomniana już wymiana dokumentów takich jak umowy czy faktury. W przypadku gdy fizyczny dystans między firmami czy oddziałami firmy jest znaczny, możliwość przesyłania pism w formie elektronicznej pozwala na sprawną pracę nad nimi, wymianę uwag, recenzowanie ich, nanoszenie poprawek w oderwaniu od uzależnienia od dostawców pocztowych czy kurierów. Nie naraża też na utratę dokumentów, pomyłki w dostawach czy opóźnienia. Faktura wystawiona przez sprzedawcę w ciągu kilku chwil trafia do odbiorcy, a ten może ją od razu przekazać do akceptacji właściwym osobom w celu akceptacji i zaksięgowania. Podobna sytuacja dotyczy umów, dokumentacji kadrowej, księgowej, sprawozdawczej. Proces ten usprawnia wymianę dokumentów na linii pracownik – firma, firma – biuro rachunkowe czy firma – urząd i odwrotnie. Równie wiele korzyści można zaobserwować w obszarze pracy nad dokumentacją techniczną czy jej udostępnianiem. Potrzebne informacje są zatem dostarczane znacznie szybciej dzięki czemu łatwiej je pozyskać i się nimi dzielić. Nagrane szkolenie czy skopiowana dokumentacja nie wymagają wysyłania pracownika na drugi koniec kraju czy świata. Wystarczy kilka chwil i mogą być pozyskane lub udostępnione za pomocą sieci.

Korzyści dla przedsiębiorstwa
Przekształcenie dokumentów i informacji do formy cyfrowej daje firmom wiele wymiernych korzyści. Przykładowo umożliwia ich łatwiejsze przetwarzanie, przekazywanie do współpracowników czy kontrahentów. To z kolei ułatwia wykonywanie wielu zadań, przyspiesza procesy decyzyjne, skraca czas potrzebny na wymianę informacji. Digitalizacja minimalizuje także koszty wymiany, przechowywania i dostarczania dokumentów, a także usprawnia przekazywanie know-how. Praca może być wykonywana zdanie, a dane na etapie przekazywania i przechowywania informacji są bezpieczniejsze.

W efekcie prowadzenie działalności biznesowej jest efektywniejsze, łatwiejsze oraz bezpieczniejsze, ponieważ w mniejszym stopniu narażamy się na utratę informacji. Oczywiście przy założeniu, że firmowe sieci i sprzęty są należycie zabezpieczone, ale to już jest odrębny temat.

Dlaczego dzisiaj digitalizacja jest tak istotna?
Z digitalizacją mamy do czynienia od lat, ale w praktyce możliwości korzystania z tej formy przetwarzania dokumentów czy informacji nie były wykorzystywane maksymalnie, a w wielu wypadkach szczątkowo. Jeśli już firma zdecydowała się na skanowanie umów czy faktur, to uznawano to za wielki krok naprzód. Oczywiście firmy technologiczne dostarczające narzędzi do digitalizacji czy do usprawniania obiegu informacji w firmach wskazywały na mnogość możliwych rozwiązań, ale często wskazania te były traktowane w sposób teoretyczny. Jednakże obecna pandemiczna sytuacja dobitnie pokazuje nam, że firmy, które chcą efektywnie kontynuować działalność muszą oprzeć swoje procesy o dokumenty przekazywane w formie cyfrowej, w przeciwnym bowiem razie będą miały olbrzymie trudności z funkcjonowaniem. W momencie gdy zawieszony jest np. transport lotniczy wymiana wiedzy poprzez wysłanie pracownika na szkolenie za granicę jest realnym problemem. Można go jednak z powodzeniem wyeliminować korzystając ze szkoleń online czy z ich nagranych wersji udostępnianych za pośrednictwem sieci. Oddelegowanie pracownika do pracy zdalnej w sytuacji gdy ma swobodny dostęp do niezbędnych dla jego pracy dokumentów czy informacji również odbywa się znacznie płynniej niż w firmie, która większość dokumentów przetwarza w formie papierowej. Dziś bardziej niż kiedykolwiek dotąd widzimy, że oderwanie od papieru to konieczność, a przejście na cyfrowy obieg informacji może stanowić o „być albo nie być” firmy.